Definer Dataområdet i Excelarket
For at BSBoksen skal kunne skelne imellem alle de data som du måtte have i dit regneark, skal du definere det område af regnearket som BSBoksen skal indlæse. Området skal du kalde for “Data”.
Eksempel:
Du har et regneark med de 6 kolonner og 5 opkrævninger. Dvs. at regnearket nu indeholder en overskriftslinje med alle kolonneoverskrifterne i linje 1 og i linje 2-6 har du de 5 opkrævninger. Du har nu data i cellerne A1 til F6
For at definere dette område skal du
- Markere A1 til F6
- I Menuen vælger du “Formler” → “Navne manager”
- Trykker på “Ny…”
- Skriver “Data” i feltet “Navn”
- Trykker “OK”
Så har du defineret området.
Se videoen hvordan man gør og hvordan man ændre området.
Hvordan opretter jeg en betalingsaftale for en kunde?
Vil du gerne på en betalingsaftale på vegne af din kunde. F.eks. i et fitnesscenter hvor du står med kunden ved indmeldelsestidspunkt, så vil du gerne indgå en betalingsaftale straks, så medlemmet kan blive trukket for kontingentet automatisk næste gang.
-
Første gang skal du ringe til Betalingsservice leverance og test og bede om: “At få lov til at indsende 605 leverancer” . Det lyder lidt kryptisk, men det er den leverancefil som BSBoksen danner med betalingsaftalerne og sender til Betalingsservice. Når du alligevel er kommet igennem, så bed også om
”at få tilsendt 603 leverancer løbene”. Det betyder at du får information om ændringer til betalingsaftaler. -
BSBoksen kan under tilmeld/afmeld, oprette disse betalingsaftaler. Du skal blot indtaste kundens kundenr, CPRnr, bank registreringsnummer og kontonummer og trykke send.
Hvordan får jeg oplysninger om ændringer til betalingsaftaler
I BSBoksen under venstreside menuen “Betalingsaftalestatus” kan du finde oplysninger om hvilke betalingsaftaler der er aktive og hvilke der er inaktive.
Har du ikke nogen oplysninger men ved at der er nogle af dine kunder som har aktive betalingsaftaler, så skal du kontakte betalingsservice og bede dem om at ”at få tilsendt 603 leverancer løbene”. Det betyder at du får information om ændringer til betalingsaftaler.
Hvad betyder det mange cifret ukendte kundenummer?
Det mystiske mange cifret kundenummer sammen med en oplysning om et arkivnummer et udtryk for, at du har modtaget en indbetaling, indbetalt på et FI-kort, som ikke kan knyttes direkte til en opkrævning sendt fra BSBoksen. Årsagen til dette er efter største sandsynlighed, at indbetaleren ikke har skrevet betalingsidentifikationen på FI-kortet korrekt.
Kan jeg bruge CSV filer til indlæsning på BSBoksen?
Ja – Filen skal være bygget op omkring kolonnerne Kundenr, Navn, Adresse, Postnr, Beløb og Tekst. Vi anbefaler dog at bruge et Excel regneark *.xlsx fil til indlæsning, da det er en smule lettere for dig.
Download eksempel på en CSV-opkrævningsfil
Hvad betyder arkivnummeret
Et arkivnummer består af 22 cifre f.eks. 3015200912204536973413. For at få en betydning ud af dette lange nummer, skal du opdele nummeret på følgende måde:
- første 4 cifre er regnr.– 3015 (Danske Bank)
- næste 6 eller 8 cifre er en dato for indbetalingen – 20091220 (20. dec. 2009)
- resten er løbenummeret – 4536973413
Dernæst ringer du til den pågældende bank og siger at du skal have oplyst, hvem indbetaleren er på det 22 cifre lange arkivnummer er.
Hvorfor bliver ikke alle mine opkrævninger bliver læst ind
Du har lavet et regneark som indeholder f.eks. 100 opkrævninger, men du oplever at kun 8 opkrævninger indlæses, så er årsagen at dit dataområde ikke dækker over alle opkrævningerne.
Løsningen er, at omdefinere dataområdet, så alle opkrævningerne kommer med.
Ændring af dataområdet så det dækker alle de opkrævninger der skal indlæses
Se video om hvordan
Hvordan kontakter jeg Betalingsservice Leverance og Test
Har du brug for at tale med Betalingsservice er det typisk Leverance og Test som du skal have fat i.
Find dit CVR nr frem – du kan finde det på bsboksen under stamoplysninger.
Ring på telefonnummer
- 80 81 07 07
I telefonslusen skal du taste
- 1 for “dansk”
- 1 for “virksomhedskunde”
- Indtast dit CVR-nr efterfulgt af #
- 1 for “filer og betaling”
Så kommer du i snak med nogle meget hjælpsomme Betalingsservice medarbejdere der virkelig kender sit område godt.
Kolonne beskrivelser i opkrævningsfil
Din regnearksfil skal indeholde de 6 obligatoriske kolonner: Kundenr, Navn, Adresse, Postnr, Beløb og Tekst. Hvis du skal sende indbetalingskort til en kunde som bør men har dansk bank, så kan du bruge 7. kolonne til landekode.
De 6-7 kolonner er
|
Kolonnenavn |
Beskrivelse |
Eksempler |
|---|---|---|
|
Kundenr |
Jeres kundes identifikationsnummer i jeres debitorsystem. Hvis du “bare” bruger et regneark som dit deibtorsystem, så sørg for at du IKKE genbruger dine kundenr til to forskellige juridiske enheder. |
123 1456 4568 |
|
Navn |
Navnet på kunden |
“Jakobs Ejendomsadministrationr” “Loop Fitness” “Langeøs Vandværk” “EAN: 5498755663244 |
|
Adresse |
Adressen til kunden i form af vejnavn og nr. Udelad postnr og by. |
Paradisæblevej 456 Højbens Alle 15 |
|
Postnr |
Postnummeret |
2000 2300 |
|
Beløb |
Beløbet som skal opkræves |
456,00 123,45 …. |
|
Tekst |
Teksten som skal stå på opkrævningen. Vil fremkomme enten på indbetalingskortet eller betalingsservice oversigten hvis trukket automatisk. Hvis du gerne vil have flere liniers tekst, så brug tastekombinationen “Alt-Enter” for at tilføje en ny linie i “Tekst” cellen. |
“Månedlig husleje 234,00” “Boligydelse 2340,23 |
|
Landekode |
Denne kolonne er ikke krævet, med mindre at du skal sende opkrævninger til udlandet. Kolonnen skal udfyldes med den landekodestandard der hedder iso-3166-1 alpha-2. |
DK SE FI ..
|
Kan jeg bruge CSV filer til indlæsning på BSBoksen?
Ja – Filen skal være bygget op omkring kolonnerne Kundenr, Navn, Adresse, Postnr, Beløb og Tekst.
Få oplysning om aktuelle betalingsaftaler
Ring til Betalingsservice Leverance og Test og bed dem om at få tilsendt “alle aktive betalingsaftaler”.
Når du får tilsendt informationerne kan du finde dem under “Betalingsaftalestatus” på BSBoksen dagen efter.
Hvis du gerne vil oprette betalingsaftaler på vegne af dine kunder
Så skal du ringe til Betalingsservice Leverance og Test og bede om at få lov til at oprette betalingsaftaler på vegne af dine kunder. Det hedder i deres sprog en M605 leverance.
Dagen efter har du mulighed for at oprette betalingsaftaler under “Tilmeld / Afmeld” på BSBoksen.